Implementation


Ihr odoo Projekt – Implementation von A-Z

Standard Einführung "Out of the Box"

odoo kann als "Out of the Box"-Lösung implementiert werden. Bei dieser Implementation kann man auf ein Lasten- und Pflichtenheft verzichten. Ist odoo einmal installiert und konfiguriert, kann bereits eine erste Abnahme erfolgen. Auch bei komplexeren Projekten. Eine Implementation "Out of the Box" kann alle Hauptmodulen beinhalten. odoo kann so standardmässig betrieben werden – ohne jegliche individuelle Konfiguration. Oft ist in einer ersten Phase die Einarbeit in die Standard-Prozesse bereits eine notwendige Aufgabe um erste einmal odoo von Grund auf kennen zu lernen. Sind die Standardprozesse einmal verstanden, können individuelle Anpasssungen besser beurteilt und schneller implementiert werden. Schulungen werden je nach Möglichkeit vor Ort beim Kunden, bei giordano.ch oder per TeamViewer durchgeführt. 

Installation von odoo

Wir unterstützen Sie gerne bei der Auswahl der richtigen Hardware. Ob V-Server in der Cloud oder ein eigener Server – wir haben das Know-How um Sie dabei zu beraten und zu begleiten oder Sie zu technisch zu unterstützen. Bei der Installation von odoo haben wir schon einige Jahre Erfahrung. Wir installieren für Sie den Programmcode mit Zusatzmodulen und versionieren die installierte Basis auf Bitbucket und wir konfigurieren für Sie odoo und die installierten Module von Grund auf.

odoo Konfiguration und spezifische Anpassungen

Auf Basis Ihrer kundenspezifischen Prozesse unterstützen wir Sie bei der Automatisierung von Vorgängen und wir programmieren für Sie kundenspezifische Module. Je nach Integrationstiefe sind manchmal auch Schnittstellen zu anderen bestehenden Systemen nötig. Und auch die Entwicklung individueller Berichte und Datenexporte gehören zu den Konfigurations- und Individualisierungsanpassungen.

 

Implementation auf Projektbasis

Bei der Einführung von odoo für KMU Betriebe steht die Bedarfsermittlung im Vordergrund, damit die Konfiguration für die wesentlichen Anforderungen erstellt werden kann. Wir bieten deshalb eine dezidierte Ermittlung Ihrer Anforderungen, um odoo genau Ihren Bedürfnissen entsprechend zu konfigurieren. Die Abbildung aller betroffenen Unternehmensbereiche in odoo ist für die operationelle Umsetzung entscheidend.

Bereits bei der Kalkulation der Projektkosten, können wir mit diesem Vorgehen Ihre Anforderungen exakt definieren und abgrenzen, damit möglichst genaue Gesamtkosten berechnet werden können.

In odoo können Sie alle Bereiche Ihres Unternehmens integrieren. Damit steigern Sie die Produktivität und die Qualität der Prozesse. Zum einen bietet odoo eine breite Palette von Standard-Modulen mit umfassenden Funktionen sowie viele Standardprozesse, zum andern können individuelle Anforderungen auch durch individuell programmierte Module erfüllt werden und um Ihre ganz individuellen Prozesse und Funktionen abzubilden.

Ein geplanter und strukturierter Projektablauf ist besonders bei komplexen Implementationen und bei hohem Anpassungsgrad wichtig. Deshalb beginnt eine erfolgreiche Implementierung von odoo mit einer umfassenden Beratung. Zuhören, Reflektieren und die richtigen Fragen stellen stehen jedoch noch vor jeglicher Beratung. Doch nicht nur Beratung ist entscheidend.

Während der gesamten Implementierung ist Ihr Expertenwissen genau so wichtig. Denn Sie kennen Ihre Prozesse, um eine maßgeschneiderte und individuelle Lösungen für Ihre Unternehmenssoftware zu entwickeln. Mit Ihnen zusammen definieren wir die Anforderungen für das passende Konzept und Ihre individuelle Lösung. Eine gute Zusammenarbeit ist die Voraussetzung für eine erfolgreiche Planung und Umsetzung. Gerade weil ein Systemwechsel ein großes Unterfangen ist und meist viele Ressourcen bindet.

Bei ERP Projekten ist die Einbindung der Verantwortlichen auf Kundenseite in den Prozess der Implementation erfolgskritisch. Dabei geht es nicht nur um Ihre Vorstellungen, wie Sie odoo nutzen möchten. Wir aus vielen anderen Projekten für Sie wertvolle Erfahrungen einbringen und mit Ihnen austauschen. Dies ist am besten in Form von Workshops möglich. Im Workshop werden Ihre Geschäftsprozesse analysiert und es werden Lösungsansätze besprochen und beurteilt. Sie können so Ihre Anforderungen einbringen und Sie lernen gleich die Möglichkeiten kennen, wie man dies mit odoo umsetzen kann. Die Analyse der heutigen und künftigen Geschäftsprozesse soll wesentliche Erkenntnisse für die Definition der Anforderungen liefern. Und um das Konzept für die individuelle Integration von odoo zu erstellen, werden die Anforderungen an die Konfiguration von odoo und insbesondere an die spezifische Modulentwicklungen festgehalten.

Implementation komplexerer Projekte

Oft sind die kundenspezifische Anforderungen und deren Geschäftsprozesse relativ komplex und eine Standardinstallation von odoo muss den jeweiligen Einsatzbereichen angepasst werden. Je höher die Komplexität, um so entscheidender ist ein methodisches Vorgehen während der Implementation und ein dezidiert ausgearbeitetes Lasten- und Pflichtenheft.

Ihr Anforderungsprofil bestimmt die Komplexität des odoo Projektes und die betriebswirtschaftlich spezifischen Funktionen. Mit höherer Komplexität nimmt die Anforderung an die Beratung und damit verbunden an die Erfahrung mit odoo zu. Konfiguration, Parameterisierung und kundenspezifische Module bestimmen die Einführungskosten. Einige Anforderungen, die in jedem odoo Projekt eine wichtige Rolle spielen sind:

- Definition und individuelle Umsetzung von Geschäftsprozessen
- schlanke Abläufe (Workflows)
- internetbasiert desktop- und mobile-Anwendungen sowie Apps für mobile Geräte
- effiziente und kostengünstige Implementierung
- Gesamtbetrachtung der Investitionen und laufenden Kosten
- Sicherheitsthemen rund um Betrieb und Applikation

Erstellung eines Lasten- und Pflichtenheftes
Um ein odoo Projekt genau nach Ihren Vorstellungen zu implementieren, kann ein Lastenheft erstellt werden, welches sämtliche Anforderungen enthält. Es ist eigentlich das Ergebnis einer Anforderungsanalyse. Aus dem Abgleich mit der Standard-Konfiguration von odoo werden die Aufgaben für das Projekt definiert. Auf Basis dieses Lastenheftes kann ein Pflichtenheft erstellt werden, welches genau spezifiziert, wie einzelne Anforderungen implementiert werden sollen.

Die Planung und Umsetzung darf nicht ohne den Einbezug von Management und Mitarbeitern erfolgen, denn sie können anhand ihrer gewonnenen Erfahrung viele Entscheidungsgrundlagen liefern und den gesamten Implementationsprozess mitgestalten. Ein Trend bei der Nutzung von odoo ist die webbasierte Anwendung für externe Zugriffe und damit verbunden auch die Integration von Lieferanten oder Kunden in die Geschäftsprozesse.

Strukturiertes Vorgehen und Sprints
Sprints bieten die Möglichkeit, die Implementation schrittweise abzunehmen. Das Konzept für die Einführung von komplexen Lösungen sieht Sprints vor und es bietet damit die Möglichkeit, einzelne Funktionen abzunehmen und dann individuell anzupassen.

Anpassungsprogrammierung, Prototyp, Detailprogrammierung
odoo bietet die Möglichkeit, in jedem Stadium der Implementation Testdatenbanken anzulegen, um in einem agilen Entwicklungsprozess den Kunden in Tests einzubinden. So können alle individuellen Anpassungen abgenommen werden, bevor sie produktiv eingesetzt werden. Der Aufwand relativ gering, da odoo eine sehr effektive und schnelle Entwicklung erlaubt. Auch die Workflows lassen sich leicht anpassen. Eine sehr saubere Trennung von "Basissystem" und "Anpassungen" muss jedoch gewährleistet sein, damit Updates/Upgrades möglich sind und günstiger ausfallen.

Deshalb stellen wir mit Ihnen eine Projektorganisation zusammen. In dieser Zusammenarbeit werden alle Fachbereiche der ERP Lösung schrittweise implementiert. Im ersten Schritt werden die zu implementierenden Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens analysiert um zu entscheiden, welche beibehalten oder verändert werden sollen. Wenn Ihre Geschäftsprozesse innerhalb Ihres Unternehmens und zu Ihren Kunden oder Lieferanten geprüft und spezifiziert sind, werden diese in odoo konfiguriert. Damit verbunden ist auch die Erfassung der Stammdaten, aller Defaultwerte (Standardwerte) und möglicher Daten, die mit odoo-import.com importiert werden. Auch die Herstellung der Relationen von einzelnen Daten, zum Beispiel der Import von Lieferanten, welche mit Produkten verknüpft sind, kann mit www.odoo-import.com realisiert werden.

Datenübernahme
Die Datenübernahme kann in zwei Bereiche gegliedert werden:
- Stammdaten ohne relationale Abhängigkeiten
- Bewegungsdaten mit relationalen Abhängigkeiten
Beim Import von Daten werden erst die Stammdaten importiert, dabei erst die relationalen Abhängigkeiten angelegt, wie Wertelisten, Tags, Defaultwerte etc. Nachdem alle relational zu verknüpfenden Werte angelegt wurden, können auch Bewegungsdaten importiert werden. Die Übernahme von Daten aus einem anderen System kann sehr aufwändig sein. Es empfiehlt sich auf jeden Fall, das alte System weiter zur Verfügung zu stellen, so zum Beispiel für Recherchen, Auskünfte, Auswertungen etc.

Weitere Informationen siehe: odoo-import.com (Link)

Stammdaten in odoo:

  • Kontenplan

  • Mehrwertsteuer

  • Bankenkonfiguration

  • Leads

  • Chancen

  • Aktionen

  • Kunden

  • Lieferanten

  • Allgemeine Adressen

  • Ansprechpartner

  • Lieferadressen

  • Rechnungsadressen

  • Artikelstamm, Produkte

  • Preislisten

  • Stücklisten

  • Arbeitspläne

Erst jetzt können zusammenhängende Geschäftsprozesse getestet werden. Danach können Ihre Mitarbeiter geschult werden damit sie lernen, die neue Lösung effizient anzuwenden.

Test und Abnahme
Es werden rollend Tests vorgenommen und es ist möglich, odoo iterativ zu implementieren, das heisst: es werden Storypoints festgelegt (einzelne kleinere Entwicklungsschritte), welche in Sprints zusammengefasst werden. Die Sprints stellen abgeschlossene und getestete Funktionen dar, welche vom Kunden abgenommen werden. So kann odoo Schritt für Schritt eingeführt werden. Dies hat den Vorteil, dass die Anwender nicht alles auf einmal lernen müssen, sondern bereichsweise geschult werden können. So gesehen ist es wichtig für den Kunden, die gemeinsam definierten Funktionalitäten abzunehmen und sicherzustellen, dass diese intern geschult sind.

Auch nach der Implementation stehen wir Ihnen für alles zur Verfügung. Sei es für weitere Schulungen, Instruktionen, Support (mit unserem Ticketing-System), Erweiterungen oder weiteren Anpassungen an bestehenden Geschäftsprozessen. Gerne definieren wir mit einem individuell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenen SLA (Service Level Agreement) die Wartung und die Überwachung der Betriebsumgebung.

Schulung
Nebst dieser schrittweisen Einführung und Schulung gibt es zusätzlich zwei verschiedene Ansätze für die Schulung:

- die Basisschulung
- die Prozessschulung

Die Basisschulung vermittelt ein Grundwissen von odoo, die Prozessschulung Informationen zu spezifischen Arbeitsschritten und Abläufen.

Die Vorstellung, dass mit der Implementation von odoo alles von selbst läuft ist völlig kontraproduktiv. Gerade weil odoo eine relativ komplexe Software ist, muss es auf Kundenseite einen oder mehrere Projektleiter geben, welche die Software in der gesamten Komplexität verstehen. Sie können die Schulung koordinieren oder zum Teil auch selbst durchführen, damit alle Mitarbeiter je Abteilung die auf Ihre Arbeitsschritte hin ausgerichtete Schulung erhalten. Deshalb übernehmen diese Projektleiter, die so genannten Key-User, während der Einführung eine sehr wichtige Aufgabe. Sie stellen sicher, dass die Akzeptanz für die neue Software gegeben ist und dass alle Bezugspersonen frühzeitig über veränderte Prozesse, neue Abläufe und Neuerungen informiert sind und Antworten auf Ihre Fragen erhalten. Dies ist ein entscheidender Faktor bei der Einführung einer neuen Software.

Mit der Aufnahme des produktiven Betriebes übernimmt der Kunde die Verantwortung über die Datenhaltung und Datenpflege. Meist beginnt diese Phase noch vor dem eigentlichen go live. Deshalb stehen wir mit Rat und Tat (sprich Support) zur Seite und unterstützen Sie noch lange. Nutzen Sie unser Support-Ticketing-System für einzelne Anfragen. Mit der Enterprise Version von odoo bietet odoo auch Herstellersupport und eine kostenlose Migration auf den nächsten Hauptrelease. Mit der Community-Version von odoo können Sie eine spätere Migration auf den nächsten Hauptrelease im bezahlten Auftrag realisieren lassen.


Support


Der Support wird häufig auf drei Levels aufgeteilt: first, second oder third level Support.

First level Support
Um den first level Support optimal abzuwickeln, bilden Kunden einen internen Suppot-Verantwortlichen aus, der alle Anliegen der Mitarbeiter prüft, selber zu lösen versucht oder an den second level Support weiter gibt. Die wichtigste Aufgabe dabei ist, alle internen Anforderungen sowie das Problem genau zu beschreiben und zu spezifizieren.

Second level Support
Im second level Support werden alle Themen behandelt, welche die Applikation – die Anwendungs-Software – betreffen. Dabei ist die Abgrenzung zu betrieblichen Anforderungen und Problemen vorzunehmen. Nicht immer kann Betrieb und Applikation komplett getrennt werden. Greifen Supportaufgaben weiter als die Behebung von Fehlern oder Störungen der Anwendungs-Software, braucht es zusätzlich den third level Support.

Third level Support
Hier geht es ausschliesslich und Systemtechnik, um den Betrieb des Servers, um Sicherheitsthemen und Einstellungen der betrieblichen Umgebung.

Natürlich sind wir in allen Fällen Ihr einheitlicher Ansprechpartner. Wir reagieren umgehend, mit schnellen Reaktionszeiten und maßgeschneiderten Lösungen.

Schulung
Nachdem die Installation abgeschlossen ist, können bereits einzelne Themen geschult werden. Je nach Thema ist es wichtig, nicht nur jene Personen zu schulen, welche odoo für einen bestimmten Bereich nutzen werden, sondern auch die Verantwortlichen, welche zwar nicht selbst Aufgaben ausführen, das Verständnis dafür jedoch haben müssen und die Zusammenhänge kennen sollten. Deshalb wird die Schulung entlang Ihrer Geschäftsprozesse gestaltet.

Unterlagen, welche für die Schulung verwendet werden:

-        Standard-Anleitungen

-        Individuell angepasste Schulungsinhalte

-        Demodatenbank mit Demodaten auf Ihrem odoo-System